La ley 52 de 2016, que establece la obligación de mantener registros contables para determinadas personas jurídicas, a través de la Ley 254 del 11 de noviembre de 2021, introdujo importantes adecuaciones para las personas jurídicas que no perfeccionen o consuman o tengan sus efectos dentro de la República de Panamá; al igual que para las personas jurídicas que se dediquen exclusivamente a ser tenedoras de activos, incorporándoles la obligación de mantener registros contables y documentación de respaldo.
Panamá | Obligación de registros contables para personas jurídicas
Con el propósito de aclarar los principales términos incluidos de conformidad con las disposiciones de esta ley, a continuación, revisaremos los conceptos de personas jurídicas, registros contables y documentación de respaldo como siguen:
Persona jurídica: Toda sociedad anónima, de responsabilidad limitada o de cualquier otro tipo, así como fundación de interés privado, constituida de acuerdo con las leyes de la República de Panamá.
Registros Contables: aquellos que indiquen de forma clara y precisa las operaciones de la persona jurídica, sus activos, pasivos y patrimonio, así como que sirvan para determinar la situación financiera con exactitud razonable en todo momento y permitan la elaboración de estados financieros.
Documentación de respaldo: aquella que incluye los contratos, facturas, recibos y/o cualquier otra documentación necesaria para sustentar las transacciones realizadas por una persona jurídica.
Habiendo revisado estos conceptos, la ley establece que los registros contables deberán presentarse de la siguiente manera:
- Cuando se trate de personas jurídicas que no realicen actos de comercio y que se dediquen exclusivamente a ser tenedoras de activos, cualquiera sea su clase, deberán proporcionar información que demuestre el valor de los activos que mantienen, los ingresos que se perciban de dichos activos y los pasivos relativos a aquellos activos.
- Cuando se trate de personas jurídicas que realicen actos de comercio, fuera de la República de Panamá y cualquier otra persona no cubierta por el punto anterior, se deberá proporcionar un diario y un mayor.
Registros contables, más sobre la ley de personas jurídicas en Panamá
A través de esta ley, también se modifican los siguientes aspectos:
- En los casos, donde los registros contables y documentación de respaldo, sean mantenidos en cualquier otro lugar distinto a las oficinas del agente residente, dentro o fuera de Panamá, las personas jurídicas, estarán obligadas a informar anualmente, por escrito, al agente residente el nombre, los datos de contacto de la persona que mantiene los registros contables y documentación de respaldo bajo su custodia y la dirección física donde se mantienen.
El agente residente deberá entregar a la Dirección General de Ingresos una declaración jurada anualmente, que contenga una lista de las personas jurídicas para las cuales les brinda dicho servicio de agente residente, declarando a través de la misma las personas jurídicas que han cumplido o no con el envío de la información solicitada, además de la declaración respecto a si estos registros contables son mantenidos en cualquier otro lugar distinto a las oficinas del agente residente, dentro o fuera de la República de Panamá.
- De existir un cambio en la persona que mantiene los registros contables y documentación de respaldo bajo su custodia, la persona jurídica deberá informar al agente residente por escrito de forma inmediata el nombre y los datos de contacto de la persona que mantiene los registros contables y documentación de respaldo bajo su custodia y la dirección física donde estos se mantienen.
- Luego de un año de incorporación, las personas jurídicas estarán obligadas a proporcionar anualmente al agente residente, antes del 30 de abril, los registros contables o la copia de los registros contables y documentación de respaldo, relativos al periodo fiscal que haya culminado el 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.
- Para las personas jurídicas existentes antes del 12 de noviembre de 2021, se otorga un plazo de seis meses para entregar al agente residente los registros contables o copia de los registros contables, es decir, antes del 12 de mayo de 2022.
- Sólo se exceptúan de la obligación de proporcionar anualmente al agente residente los registros contables originales o la copia de los registros contables a las personas jurídicas que estén listadas en una bolsa de valores local o internacional reconocida, o las que sean propiedad de un organismo internacional, multilateral o de un Estado y los armadores o fletadores de naves inscritas exclusivamente bajo servicio internacional de la Marina Mercante de la República de Panamá.
Recordatorio sobre registros contables
Recordamos que la obligación de mantener registros contables y documentación de respaldo para las personas jurídicas que no perfeccionaban operaciones en la República de Panamá fue establecida a través de la Ley 52 de 2016; Por lo tanto, a requerimiento del agente residente, se deberá proporcionar la información en el tiempo establecido.
SANCIONES:
- Se establecen multas desde B/.5,000.00 hasta B/.1,000,000.00 a las personas jurídicas que incumplan con la entrega de la información requerida en esta ley; la multa con anterioridad era de B/.1,000.00 y B/.100.00 por cada día en que transcurra sin que se subsanara la causa. La DGI podrá ordenar al Registro Público de Panamá, la suspensión de los derechos corporativos que incumplan con la información requerida por esta ley. Además, está facultada para ordenar al Registro Público de Panamá, la liquidación forzosa administrativa de la persona jurídica.
- Adicionalmente, habrá sanciones para el agente residente que no cumpla con las obligaciones establecidas en la presente ley, con multas desde B/.5.000.00 hasta B/.100,000.00.
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